ようこそ…E-mail Manor

 電子メールマナー

1.メールマナーとは?
■マナーとは
man・ner
━ 【名】
T 【C】 [通例単数形で] 方法, 仕方 (類語 ⇒method )
in this manner こういうふうに.
In what manner…? どういうふうに….
after the manner of… …流の[に].
U [a 〜, one's 〜] 態度, 物腰, 様子, 挙動 (類語 manner は人の習慣的または特色となっている態度や話し方など; bearing は身ぶり・くせ・姿勢・歩き方などの特徴; demeanor は人の態度や特性を示す身のこなし)
an awkward manner ぎこちない態度.
He was businesslike in his manner . 彼の態度は事務的だった.
V [複数形で]行儀, 作法
good manners よい作法.
mind one's manners 行儀に気をつける.
He has no manners. 彼は行儀が悪い.
Where are your manners? お行儀はどうしたの (行儀の悪い子供などに言う).
It's bad manners to speak with your mouth full. 口にいっぱいほおばってものを言うのは行儀が悪い.
W [複数形で] 風習, 習慣
New College English-Japanese Dictionary, 6th edition (C) Kenkyusha Ltd. 1967,1994,1998

2.日本語では…
礼儀作法
   『マナーが悪い』・『マナーをわきまえて』など簡単に使いがちですが・・・よく考えると難しいと思います。メールマナーとなると、文法・書式・体裁・をはじめ【電子郵便】=E-Mail ですので 手紙・葉書の電子版となる訳です。ここでマナー(作法)ですとどうなるのでしょうか・・・
私の『マナー』の解釈は、【
みだしなみ【身嗜み・身嗜】〔他人に不快な感じを与えないよう〕礼儀・作法を守り、身なりなどを整えること(心がけ)。→教養・知性・慣性まで含んだ意味に使いたいと思います。

3.メーラーの選択  (メーラー=電子メールソフト)
 Windows 標準→アウトルック 現在webの主流 OS【オペレーティングシステム】は、Windowsです。無料で付いてくる標準のメーラーは、outlook となります。 フリーソフト・シェアウェア・市販製品など様々です。 機能も色々です。アウトルックよりも便利なメーラーは多く存在します。将来に備えて、アウトルック以外の選択をお薦めします。 セキュリティを含めて色々と問題が多く残されています。カスタマイズの機能や振り分け作業・保管・整理・切り替えなどメールが増えると色々と不便な点があり、 Becky を使うと戻れません。残念ながら シェアウェアですが開発者は、日本人です。Ver Up も永久保証で \4,000-の価値は計り知れないと思っています。

4.メーラーの設定【アウトルック】
 特に注意が必要なのは、アウトルック【初期値】標準がHTMLメールの設定となっていますので、設定変更で、必ず 【テキスト】にする必要があります。初心者のレッテルを張られてしまいますし、失礼にあたるとされています。
なぜ?・→電子メールは文字情報を素早く伝える媒体であり表現を目的に作られたものでは有りません。また、相手がどんなメーラーを使っているか解らないのですから、原則はテキストで送るのが原則です。添付ファイルの機能は、メーラーの依存性はないので表現が必要な場合は、こちらを利用するのが一般的です。(主流は、PDFファイル・JPEG・GIFが一般的・また、ソフト固有ファイル形式は、相手にその旨を伝える必要性が有ります。-ソフト名称・Ver等)
■outlook E  
  ツール →オプション →『送信』 →【メールの送信形式】 ->>【テキスト】をチェックして『OK』
  outlook
   -ツール →オプション →『メール形式』 ->>【テキスト形式】 ▼ を選択して『OK』

5.メールアドレスを通知したら 〜
 webに参加して、メールアドレスを相手に知らせると義務が発生します。
 メールアドレスを相手に通知した以上は、最低毎日チェックする義務が発生することは必携です。
郵便が全国3日程度で届く時代なのに、到着(メールチェック)が1週間後では、電子メールの意味がないからです。数十万かけてパソコンを買い、月々の定額料金(プロダイバー料金)を支払ってやりとりするメールです。月に数回のメールの為だったらと考えると郵便料金 80円が、ものすごく『安い』と感じてしまいます。 Fax でも10円程度で済むのですから・・・。
■伝達手段として:
    電話 →携帯メール→ Fax →E-Mail →宅配便 →郵便 →小荷物    
     → ※  特性と相手との関係を考慮して選ぶ時代です。
■業務の場合:
    E-Mail →Fax →宅配便 →(一般郵便)

※〜業務メール利用は、2〜4回/時間 の間隔でメールチェックを自動で行うように設定するのが礼儀とされています。

6.姿勢と礼儀 〜
  メールは、双方に記録が残ります。しかし発信した後で 『返して・・・』は出来ません。しかも数秒で完了! しまったでは、簡単にすまされないような情況は、回避したいものです。 内容も十分に確認した上で、発信ししたいものです。  また、犯罪者になる可能性も含んでいます、『知らない・知らなかった』ではすみません。 ここで大切なお約束以外に、会社のメールを私用に利用する族がおります。 勤務時間内に、しかも○オクで利用は、ご法度以前の問題だと思います。 無料メイルがあるのに使い方もよく知らなくて会社のメールを使って全国に会社の程度・個人の精神状態を暴露しているのです。 大手でのWebの利用は、ログに記録されているのです。
下記以外にも重要だと思うことがありますが、最低条件と思われる10項目に限定してみました。

■メールの鉄則 - 【十ヶ条】
  1) 相手に迷惑をかけない。(原則)
  2)
相手が何時、何処で受け取るか解らないことを考慮する。
  3)
チェーンメールは、送らない。
  4)
添付ファイルの容量は大丈夫か (2MB以内が理想)
  5)
セキュリティは、大丈夫か
  6)
マクロ添付ファイルではないか
  7)
不愉快な表現になっていないか(誹謗・中傷表現は無いか)
  8)
これを送る事によって犯罪者にならないか(※-1)
  9)
見やすい表現になっているか?
10)
送信前のチェックは、必ず行うこと。

7.返信は、必ず !  〜
どんなことがあれ、返信はすぐに返すことが基本です。『読みました。』・『 了解です。』など短くてもいいので、必ず返信を返します (BCCの場合は、除く) また、件名・内容の書き方によっては、チャット状態を引き起こしますので、内容は完結に表現の工夫も必要です。『取り合えずメール』で、相手への心づかいと安心をサービス・・・しましょう。 このとき、『返信』を利用します。他の案件が継続する場合も、Reで返します。 案件・返事は、Re: を残して書換えます。
Sample→
Re: 【開不要】頭書の件、了解しました。


一般的な注意
   *トラブル処理のメールはご法度 *
ビジネスの常識として、トラブルやクレーム処理にメールを使うのはご法度です。
人間の感情が左右して起こるトラブルを顔も見ないで処理しようというほうが間違っています。たとえアポであっても、電話を利用して直接話をするのが基本と考えます。また、自分が残業して頑張っているからと言って勤務時間外に送るのは、いかがな物でしょうか? スマホと連動している方もおります。Business Manner 違反にならないように心がけたいものです。

 1.■*読んだら返信*
   自分の都合で好きな時に読めるのが電子メールの利点でもあり、欠点でもあります。携帯メールはダイレクトにわかりますが仕事で忙しい時、会議で缶詰状態の時などは、見なかったことに・・・では、意味が有りません。読んだ時点を知らせると言う意味合いも含んでいますので、メールは必ず返信するというのが、ビジネスマナーでもあります。とはいっても、仕事には優先順位が当然有りますから、そんな時には、取り敢えず読んだ事だけでも返信しておくべきです。 スマホから返すと… iPhone 6から と文末に追記されます。これを利用するか? しない設定にも出来ます。活用する方法もいいですね。開封通知をむやみに付けると、逆に失礼に当たる場合もあるはずです。
例→
  ・『了解しました。』
  ・ 『読みましたが、返信は夕方まで時間を…』
  ・ 『打合せの為、後ほど ・・・

    ( 5W1H は、ビジネスマンの必携)

 2.■*葉書と同じ扱いで*
   電子メールに機密性がないのです。 たとえどんなに暗号化しても現時点で有効なだけで将来はというと保証されたものでは有りません。 第三者に見られてはいけない内容をやり取りする場合に、電子メールを使うのはタブーとされています。 あなたは、「通常のハガキに銀行の暗証番号を書いて送らない」のと同じこと・そういう気持ちで扱って下さい。
   (余談ですが、シールを貼った専用の葉書を読み取ったら違法です)*

 3.■*5ポイントチェック - 書き方-*
   ■-1.レイアウト
・1行目に相手の名前を書く
(改行)
・頭書の件、
→ 内容・説明
→ 箇条書き項目
→ 要望・回答等の(要-不要)
→ 期限・期日・
               -以上-  宜しくお願いします。
・署 名 - (原則)

■-2.subject(件名)
件名だけで、内容が分かるように件名を書きます。 件名の表記の仕方で、ビジネス成熟度が解ります。

■-3.簡潔である事
●用件から書くが原則。一般的に、Eメールの文章は手紙のような時候のあいさつは省略し、用件から書きはじめます。

■-4. 使える文字ですか?
    数字・アルファベット → 基本は、<半角文字>
    メールで利用できる文字→資料を参考にして下さい。  ※-2

■-5. 見やすく工夫する
適当な所で空白行を入れて、メールの本文は見えるものとして扱い、工夫してみましょう。『メールは短い方がよい』(原則)※ メーラーによって署名を最初の段階で、半角70程度になるように作成すると、奇麗に見えます。

0123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890
                                                                                       ここで半角60↑

※無駄な改行は、御法度
   文章を一行ずつ改行を入れて書くのは御法度です。 返信を繰り返すとかえって内容が分りにくくなります。 無駄なスクロールが必要となりますので、ビジネスでは簡潔が原則となります。

「署名」について--------------------------------------------
送信者の氏名とメールアドレス必携ですが、ビジネス利用の場合、連絡先を表記が一般的です。宅配便で書類を送りたい時もありますし、電話で話したいこともないとは限りません。その様な時の為に相手に時間を取らせないように、連絡先を知らせる役目になるような署名を工夫して作成して下さい。
また、全角スペースを無駄に入れたりてはいけません。相手がコピペする場合に手間をかけることになります。TAB・半角スペースを利用してデザインします。行数も限りなく減らすのが原則です。前後の罫線は、人柄も出ますね。

  --- Sample----罫線を含む 6行   半角70文字
┗■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
会社名称  (株) ○○○○○○   メールアドレス
英文氏名  漢字氏名 TEL:045-○○○-○○○○
〒○○○-○○○○ 横浜市○○○○○○30-1
URL: http://www.○○○○○.CO.JP/ Fax:045-○○○-○○○○
_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~
 この幅で収まるように改行して文章をまとめる目安にもなっています。改行無しで文章を作る場合は、メーラーによって表示が異なることに配慮した書き方となります。また、相手に広告として末尾行のリンクPRは、効果は有力です。

 4.■*犯罪行為とは*
   *《※-1 犯罪行為とは》 ------------------------------
・著作権の侵害
・商標の使用
・肖像権の侵害
・プライバシーの侵害
・他人の社会的評価にかかわる問題
・わいせつな情報の発信等
・風俗営業
・ねずみ講
・未承認医薬品等の販売、広告
・通信販売
・個人情報の保護(露営)
・ ・・・など

 ■参考資料■----------------------------------------------------------------- 
 ■メールは、こうであるべき・・・
悪い事例----------------------------------------------------
件名: 工程会議の件
内容: 工程会議のお知らせ
日時: ●月●日
時間: 10:00〜
場所: 3F-101会議室
欠席の方は、メール返信お願いします。
- 以上 -
宜しくお願いします。
------------------------------------------------------------
正しくは、・・・
件名: 通知-●月●日 日程会議-3F-101会議室 10:00〜
内容: 頭書の件、
参加者は、メール返信不要とします。
宜しくお願いします。 -以上-

------------------------------------------------------------

件名の最初は、ある程度社内でのルール化が必要と考えています。件名の最初を工夫して…

【重要】・「緊急」・<至急>・ (参考)-・→通知・ “回覧” …

■訃報 ・ <<締切>>・//会議通知// ・ ♪非業務→・ \見積添付\


 
また、英文表記は、プロジェクトとなっていることからもわかるように、仕事の共通名を決めて連絡を取り合うのは、常識とされています。

//P5241-説明会 04/15-10:35〜
 
メールの件名で把握できる情報が、簡潔に表現できる手法を取り入れて、よりスピーディなツールとして活用すべきと考えます。

■ メールの返信の記号を参考までに書きます。
To:
CC:
BCC: について
------------------------------------------------------------
通常は、TO (宛て先)に送ります。
この場合、複数の人に送った履歴が配布された全員に通知されます。

CC (Carbon copy の略) これは、宛て先と別に管理され控えを送ったと理解できます。この情報も 宛て名(TO)にも通知されます。

BCC (Blind Carbon Copyの略) この場合、TO ・ CC の人には、通知されずに送ることが出来ます。
TOの人に知らせず内緒に情報を伝えるという機能です。使い方によって色々と利用出来ます。

●それぞれ、上記に対して返信を返すと件名:(Subject)には、Re: という符号が付きます。意味は、返信 reply(返信)の略という説と、もともとラテン語の前置詞『 Re 』が由来説ラテン語の Re は英語のaboutと同じ意味を持つ前置詞で、「〜について」と表現するときに用います。もともと、英文での手紙では返信にReをにつける習慣があり、現在でも用いられています。また、電子メールは外国の発祥は、英文レター(米国が有力)です。掲示板等での 『 Re 』はレスの略でメールとは違う扱いとなり『 Re 』と『 RE 』を区別して(REはレスの意味)使う場合も有ります。なお、転送するときに使うFwまたはFwdは英語のforward(転送する)の略です。

利用出来る文字
送信したメールを何処で・どのようなコンピュータで読むのか、知ることは出来ませんので、標準的な文字のみで記述することが原則となっています。
■-罫線素,■-特殊文字,■-半角カナ,■-拡張漢字や外字
     ※〜送信文中のエラーで,受信側で文字化けする可能性が大きいからです。(国内の場合は、問題有りません)

罫線素の例:--------------------------------------------------------
特殊文字の例:
 
@   などの○で囲まれた数字・ TUなどのローマ数字・ _   などの単位や略号
半角カナ: などの他に以下の文字が半角カナに含まれます。 半角の句読点・半角のカギカッコ・半角の中点と長音記号・半角の濁点と半濁点

拡張漢字の例:人名,地名で使われる以下の漢字はJIS漢字に含まれていません。
    画像-kkanji.gif→
→ 通常は「崎」「高」「青」「黒」「羽」「神」で代用します


3)利用文字に付いて
・原則として、数字は半角を使います。(Excelなどに貼りつけて利用する為の考慮です)
・半角カタカナは利用を避ける。(文字化けの原因)

特殊文字の排除  (国内のみの場合は問題有りませんが…)
    @ ~

4)タブの利用
   タブ区切りは、Excelでの再利用が出来ますので積極的に利用します。一般には、半角 4(8)を利用します。
-------------------------
No<TAB> 単価<TAB> 数量<TAB> 単位
1 <TAB>\35,000<TAB> 1<TAB> 個

-------------------------点線の間をコピーしてExcelに、貼り付けると、セルとして認識します。

4)全角スペースと半角スペース
  スペースは見えませんが… 意味合いが異なります。名字と名前の間は、半角スペースを利用するのが一般的です。コピーして利用出来るようにと考えられたものです。文章の合間(空間)も同様です。文章の書き始めは、全角のスペースで一文字送って書き出すと見栄えが良くなります。


■添付ファイルについて■ 
   1.容量(添付サイズ)
   各プロダイバーまたは、メールサーバーによって異なりますが、メール本体を含んで 2MB 以下が一般的です。社内の規定では、1MB というところもありました。 容量を超える場合は、圧縮後、分割方式を利用して 1ファイル=1,950KB 程度で、数回に分けて送信します。LHUT32(フリーソフト)では、ほとんどの圧縮形式と分割ができます。また、LZHファイルは解凍することなく、見られます。

2.圧縮後、添付、(原則) -生データ添付の禁止 Re: で返す場合の利用は除く
   日本では、LZH        作者は日本人です。 すでに海外でも有名で利用も可能です。
   海外では、ZIP          

3.添付画像種類
   ・JPEG      サイズは、 1024*768 800*600 400*300 が一般的(壁紙用) (葉書) (名刺大) およその大きさ
    ・GIF         256色 → 128色 →(64色) 減色-劣化が大きいがJPEGよりもファイルサイズは小さい。
    ・BMP       容量が大きいので一般には利用しません。
    ・PNG        Windows標準フォーマット 新しい圧縮方式。
      ※ 画像ファイルは、もともと圧縮技術を利用しているので、LZHで再圧縮しても容量はほとんど変わりませんが、
          エラーの回避率は、向上します、数個のファイルの場合は、圧縮して添付を薦めています。


    1.フリーソフトでサイズ変更 (リサイズ)        →縮小専用(フリーソフト)
    2.フリーソフトでタイプ変換  (JPEG→GIF)  →
    3.フリーソフトで画像減色   (GIF)             →
    4.フリーソフトで間引き       (JPEG)          →
    5.容量確認 - (添付ファイルリスト)
    6.圧縮・まとめ・ (パッキング)→ LZH
    7.解凍後のファイル容量を記載 (ファイルが壊れている場合の参考に)


4.拡張子 .EXE (自己解凍形式)
    ウィルス対策された一部のメールサーバーでは、削除されてしまう場合も有りますので、注意が必要です。
 また Excel 生データ(マクロあり等)は、圧縮して送る方がベターとされています。

5W1Hとは、? 、5W2Hとは、?
 
Who
誰が
What
何を
When
いつ
Where
どこで
Why
なぜ(どんな目的で)
How
どうやって
How Much
いくらで
※〜ビジネスの基本とされています。 連絡・メモ・指示・見積・議事録など全て、この条件を満たしている必要があるとされています。 設計上では、どのくらいという数値的な回答も重要です。
チョコットMemo
いつぞやのテレビで…  遅刻・休暇連絡を LINE を利用するのは、いかがなものか?
もちろん賛否両論は当然です。アンケートでは、4:6 で『それ、だめー!』という回答でした。

基礎講座 マナー メール 教養 デジタル 芸術  生活  リンク

バナースペース

'e_e' 生活向上委員会

本サイトは、リンクフリーといたします。 管理人zajiが、編集責任を負います。 訂正要望は、連絡から、お願いします。

'e_e' 生活向上委員会

マナーは、人なりと申します。品格と叫ばれて久しく個性を重視した取り組みとしても有効に働いて欲しいと思います。大企業では、フッターも決められているようですが、ここに個性表現を許しても…と思っているのですが、決めないととんでもないことになるのでそういう方向になるのだと思っています。
ビジネスに関しては、厳しく… と思っています。姿勢が美しい人は、きびきびしていて張りが感じられたりします。いくつになっても修行は必要だと実感しています。


清く・正しく・美しく

 このフレーズは、宝塚の指針として有名です。 昨今のニュースを見ていて感じます。エリートであるはずの有識者が起こす事件は、一生懸命働いている労働者には目を覆いたくなるようなことが多すぎます。『人として…』正しいはずの政治家だったり、知識人だったり… かえって若い時代に『バカ』をやっていた人がテレビでは今まともになっている様子がうかがえます。 『赤信号みんなで渡れば…』と言っていた人が有名です。 日本は、世界に誇れる優しい気持ち・言葉・習慣を持った敵意の無い国民です。 ビジネスの世界でNO.1を誇れる国なのです。一人一人が個性と信頼で国に尽くす国民性があってこそ… 自分の出来ることから始める方向に向かって欲しいと願います。


より豊かに…を目指す志
 都会化が進み・過疎化が進み・少子化が進むと、日本の伝統も怪しい影が差しています。 いっこうに減らない国民の負担。 いい顔をした善意的なお偉い人たちは、貧乏人のことは考えていない。 豊かな日本は、どこに行ったのでしょうか? 震災後のテレビは、何が変ったのでしょうか? 今も苦しんでいる人たちがたくさんいる。 隠蔽体質の放射能の事故は、安全になったのか? このようなことをTwitter や Facebook でよく見かけます。 言うだけなら… そう思います。 自分は、出来ること。 言うだけのことは天に唾するようなモノでそもそももなにも変らない。 自らが姿勢を正した時、何が出来るかを考える。そして行動に移す姿勢みたいな… 『こころざし』を大切にしたいです。もっと綺麗な言葉も使いたい… そう年を取ったのだから… 少しだけ贅沢もした… 子供たちも大きくなったのだから… もっと笑顔で暮したい… まだ、残された時間は、たくさんあるのだから…より豊かな自分と出会うために…

あれから何年…?
…3.11を忘れない。あれからすでに…何年たったのか? そして、何が変わって何が変わっていないのか? 自分自身に問う。 私は、あの日から東北に出かけていない。 見るも恐ろしい部分と向き合うことが出来ない自分がそこにいる。  より豊かな人生のために向かっていた自分に出来る事への結論が未だに出せない。だから、その為に目先の仕事に追われる日々を送っている。 その間は、なんだか忘れられるような気がして…前を向いて仕事に明け暮れている。このままではいけない! そうは思っていても、自分の生活もあの日からの変わってしまったから。 今少し金銭的にも余裕がないまま仕事だけを追いかけている。そして、少しの余裕が生み出せるようにと、頑張っているのだ。そう… あれから何年とたった今でも… もうすぐ5年の日が近づいている。 そう、今年こそ!
復興のためにも
多くの人が行くべきなのか? そう観光のようにわいわいと訪れることが果たして良いことなのかと問い続けています。しかし、未だにいっこうに進んでいない問題も山積みと聞くと… 心が重くなる